Новогодние подарки детям сотрудников

Считаем на весь штат, а не на список желающих

Самая частая ошибка при первом заказе: количество берут по числу сотрудников. Дальше выясняется, что у части людей двое детей, у кого-то трое, и партия не сходится. Пересобрать её за неделю до утренника уже сложно.

Мы считаем по детям, а не по работникам. Достаточно прислать количество детей по возрастам, без имён и без персональных данных: нам нужна только цифра. Если точного числа пока нет, ставим ориентир и уточняем до фасовки, количество можно двигать в обе стороны.

Отдельно проговорите ситуацию с сотрудниками в декрете и с теми, кто увольняется в декабре. Обычно их включают, а потом решают на месте. Пара запасных наборов в партии стоит дешевле, чем один обиженный человек.

До какого возраста дают подарки

Единой нормы нет, каждая организация ставит свою границу. По нашим заказам чаще всего берут до 14 лет включительно, реже до 12, иногда до 16 у предприятий с молодым составом.

Практический совет: границу лучше зафиксировать в приказе до того, как соберёте список. Если этого не сделать, разбираться с родителем пятнадцатилетнего придётся уже после выдачи.

Состав при этом стоит развести хотя бы на две возрастные группы. Набор, который радует шестилетнего, подростку выглядит детским, и наоборот. Мы собираем наборы сами, поэтому разложить одну и ту же сумму по-разному для младших и старших несложно.

НДФЛ и лимит 4000 рублей

По пункту 28 статьи 217 НК РФ подарки в пределах 4000 рублей на человека за календарный год НДФЛ не облагаются. Детские сладкие наборы в этот лимит укладываются с большим запасом, поэтому у большинства организаций вопрос закрывается сам собой.

Внимание стоит обратить на другое: лимит считается за год и суммарно по всем подаркам. Если летом был подарок к юбилею предприятия, а в декабре добавился новогодний, складывать нужно оба. Превышение облагается только в части превышения.

Страховыми взносами подарки детям сотрудников не облагаются: ребёнок не состоит с организацией в трудовых отношениях. Это общий порядок, а не консультация. Мы поставщик, а не налоговый консультант, поэтому по своей ситуации сверьтесь со своим бухгалтером.

Что уходит в бухгалтерию

Работаем по безналичному расчёту. Выставляем счёт, после оплаты готовим партию, при выдаче передаём накладную. Этого комплекта хватает, чтобы провести подарки как обычную закупку.

Организации Архангельской области у нас и так закупают продукты. Подарки идут тем же договором и тем же безналом, заводить сезонного контрагента и проходить проверку заново не нужно.

Если у вас закупка по внутреннему регламенту с конкурсными процедурами, скажите об этом на первом звонке. Сроки согласования у таких организаций длиннее, и начинать нужно раньше остальных.

Приказ и ведомость на выдачу

Внутренние документы делает организация, не поставщик. Обычно это приказ руководителя о вручении подарков с указанием повода, возрастной границы и источника средств, и ведомость, в которой сотрудник расписывается за полученный набор.

Чужие образцы мы не выкладываем: у каждой организации своя форма, и скачанный из интернета шаблон бухгалтерию скорее раздражает. Спросите свою: скорее всего, ведомость прошлого года лежит в папке и её достаточно поправить по датам.

Нам для отгрузки эти документы не нужны, они нужны вам для учёта. От нас требуется только количество и день, когда забираете.

Когда согласовывать, чтобы попасть в декабрь

Спокойный разговор о составе идёт в октябре и ноябре. В это время выбор кондитерки самый широкий, и набор собирается ровно под ту сумму, которую вы заложили в смету.

В декабре мы тоже успеваем, но выбирать приходится из того, что осталось на складе, а не из всего ассортимента. Заявки на сезон принимаем до 15 декабря, дальше физически не успеваем нафасовать партию к празднику.